프로젝트 관리 및 계획

PDCA 모델 각 주기와 PMBOK의 5가지 프로세스

PDCA 사이클이란 어떤 일을 함에 있어 계획(Plan)하고 실천에 옮겨 실행(Do)하고, 이러한 실행이 옳은지 그른지 또는 유익한지 해한지를 검증(Check)하여 잘못된 점을 개선(Act)하고 다음번에는 보다 발전된 계획으로 실행하고 검증하여 개선해 나가는 반복적인 사이클이라 할 수 있다. PMBOK은 Project Management Body Of Knowledge의 약자로 각 산업의 프로젝트에 일반적인 관리방법들을 체계적으로 확립하고 틀로 고안한 지식체계이다. 이는 개시(Initiating), 계획(Planning), 실행(Executing), 모니터링과 통제(Monitoring and Controlling), 종료(Closing)으로 이루어진다. 개시를 통해 프로젝트의 승인을 받고 전반적인 방향이나 목표등을 설정한다. 그리고 PMBOK과 PDCA의 계획단계에서는 특정 프로젝트나 업무에 대한 목표를 설정한다. 이는 프로젝트의 범위나 개시 단계에서 설정한 목표에 대한 구체화, 비용, 시간, 인력, 활동등에 대한 구체화 역시 필요하다. 그 후 그 목표를 실천하기 위한 활동(Do, Executing)을 수행하여 계획을 시행하고 실적을 측정한다. 후에 측정 결과를 평가하고, 결과와 목표를 비교하는 등 분석을 통해 개선해야 할 점을 밝히는 검증(Check, Monitoring)을 거친다. 모니터링 과정에서 팀이나 이해 관계자에 대한 관리나 진척도 측정, 성과 모니터링, 성과 보고, 리스크(기술이나 품질 등) 관리 역시 같이 수행되어야 한다. 마지막으로 실제로 개선 활동을 실행하기 위한 단계로 개선(Act, Controlling)을 수행하여 필요한 경우 문제에 대한 수정조치가 이뤄져 문제 해결을 위한 노력이 더해지고 단계적으로 확대되어 나가는 활동 역시 함께 이루어진다. 그리고 PMBOK의 마지막 프로세스 단계인 종료(Closing)에서 활동의 마무리, 관리(프로젝트 또는 구성원 등)를 종료하며 프로젝트가 종료된다. 이의 핵심은 이루고자 하는 일에 대해 이룰 때 까지 그 계획과 실천 방식을 끊임없이 업그레이드 시키는데 있다.

 

프로젝트 계획의 의미와 기능

프로젝트의 계획이란 프로젝트 계획서를 통해 이루어지는데 이는 관리자 뿐만 아니라 프로젝트 참여자 모두가 프로젝트를 진행해 가면서 참조하는 프로젝트의 중심이 되는 문서이다. 계획이란 어렸을 적 동그란 시간표를 그리며 만들었던 시간표와 같은 것이다. 문제를 해결하거나 목적을 이루기 위하여 앞으로 해야 할 일을 미리 생각하여 전략을 수립하고 그 내용을 결정하는 일로서 본질적으로 미래의 일을 준비하는 활동이다. 이것은 계획을 수립함으로서 목표를 달성하기 위해 필요한 자원의 할당을 하고, 일정을 계획하고, 구성원드의 임무 등 프로젝트의 모든 활동을 구체화하는 기능을 갖는, 일종의 가이드 라인이 된다. 다시 돌아와 프로젝트의 계획은 프로젝트의 핵심 활동이며 프로젝트 관리에서 가장 중요하게 여기는 과정이다. 프로젝트의 효율적 관리는 계획을 철저히 세우는 것에서 시작하며, 성공하는 프로젝트는 훌륭한 계획에서 출발한다. 프로젝트 계획을 세우기 이전에 소프트웨어를 필요로 하는 회사나 고객은 RFP(Request for Proposal), 즉 제안 요청서를 작성하여 입찰을 받고 입찰에 선정된 업체는 프로젝트 계획을 수립한다. 이 단계에서 PMBOK의 기획 프로세서 그룹에서 이루어지는 모든 활동을 수행한다(실제로 PMBOK의 마흔가지가 넘는 활동 중 24가지의 활동이 계획에 관계된 것이고, 예산 집행에서도 개발단계의 약 두배에 해당하는 금액이 평균적으로 계획단계에 할당된다). 따라서 프로젝트의 계획이란 프로젝트 전 과정을 성공적으로 이끌어가기 위한 초석이며 가장 많은 활동과 비용이 들어가는 만큼 무엇보다 신중하게 이루어져야 할 것이다.